Assistant(e) de direction

La société

Claeys & Engels est un cabinet de plus de 90 avocats répartis dans 6 villes (Bruxelles, Anvers, Gand, Courtrai, Liège et Hasselt). Claeys & Engels propose une gamme complète de services juridiques dans tous les domaines liés aux ressources humaines. En tant que leader du marché, nous conseillons nos clients nationaux et internationaux.

• Nous sommes un employeur à taille humaine : assez grand pour des projets vastes et intéressants, mais suffisamment petit pour connaître tout le monde par son nom.
• Nous travaillons dur et rions beaucoup : nous nous aimons le travail de qualité, efficace et précis, mais aussi notre ambiance chaleureuse et nos moments de détente ensemble - comme notre revue annuelle et Sunday Funday. C'est merveilleux de travailler dans nos nouveaux bureaux ultramodernes ! .
• Avec deux jours de travail à domicile par semaine, nous assurons un bon mix entre flexibilité et esprit d'équipe.

Fonction

En tant qu'assistant(e) de direction chez Claeys & Engels, vous aurez des tâches variées et des responsabilités passionnantes. Vous êtes le bras droit administratif d'une équipe d'avocats et c'est en partie grâce à vous que l'administration du cabinet fonctionne bien. Vous travaillez dans notre bureau de Bruxelles. Vos tâches sont les suivantes

• Gestion de l'agenda et suivi des délais;
• Gestion des e-mails internes et externes et échange de lettres;Premier contact téléphonique avec les clients (parfois aussi en français ou en anglais);
• Rédaction ou relecture de documents en Word/Powerpoint et mise en page;
• Préparation de présentations pour les clients, webinars, séminaires, ... préparer des réunions;
• Organiser et préparer des réunions;Tenir à jour les dossiers des clients, tant pour les dossiers papier que pour les dossiers numériques;
• Saisir les temps d'exécution dans un logiciel spécifique, suivre la facturation et établir les notes de frais;
• Gérer les dossiers des clients : Gestion des dossiers clients : création, suivi et clôture ;
• Compléter les données des clients dans la base de données clients ;
• Préparer des courriels standard dans le cadre des procédures judiciaires ;
• Inscrire les délais dans le calendrier de procédure et classer les conclusions sous forme numérique. Ces deux tâches sont effectuées à l'aide d'outils logiciels faciles à apprendre ;

Profil

• Vous êtes un génie de l'organisation et vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
• Vous êtes enthousiaste, communicatif et vous éprouvez de la satisfaction à fournir un soutien administratif.
• Vous êtes discret, professionnel et vous vous adaptez bien aux changements de priorités.
• Vous avez une bonne connaissance du néerlandais, du français et de l'anglais vous avez une excellente connaissance des applications MS Office.
• Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier ou de master.

Offre

• Un poste avec beaucoup de responsabilités dans une organisation orientée vers les personnes.
• Vous serez accueilli par une équipe formidable où la communication est cruciale.
• Un package salarial compétitif avec divers avantages extralégaux (y compris une voiture de société).
• La possibilité de 2 jours de télétravail/semaine après une période de familiarisation de 4 mois;
• Une culture no-nonsense cordiale et ambitieuse où le respect de chacun est considéré comme très important.